Auditverslag november 2022

Inhoudsopgave

1 Schriftelijke toetsing

1.1 Verloop van de schriftelijke toetsing

2 Praktische toetsing

2.1 Algemene indruk

2.2 Proel van de zorgboerderij

2.3 Personeel & Scholing

2.4 Begeleidingstraject

2.5 Dossiervorming & Procedures

2.6 Organisatie & Beleid

3 Conclusie en advies

3.1 Conclusie en advies

Actielijst

Checklist

1 Schriftelijke toetsing
1.1 Verloop van de schriftelijke toetsing

Op 1 november 2022 heeft in opdracht van het Kwaliteitsbureau Landbouw en Zorg een audit Begeleiding en Wonen plaatsgevonden op Woonerf Luscinia te Hengelo. Deze had ten doel vast te stellen of het kwaliteitssysteem van de zorgboerderij voldoet aan de eisen zoals gesteld in het Kwaliteitssysteem Zorgboerderijen. De audit is uitgevoerd door Karin van Vegchel, die als onafhankelijke derde is ingeschakeld door het Kwaliteitsbureau Landbouw en Zorg. De audit bestond uit een rondleiding over het bedrijf verzorgd door zorgboer Leo waarbij de in het kwaliteitssysteem benoemde (arbo- en veiligheids) voorzieningen zijn geverieerd. Met Leo zijn al de relevante documenten doorgenomen. Tijdens de audit is de verbouwing mee getoetst. Voorafgaand aan de audit zijn er enkele opmerkingen in de werkbeschrijving geplaatst welke snel verwerkt zijn.

2 Praktische toetsing
2.1 Algemene indruk

Woonerf Luscinia biedt Begeleiding (dagbesteding) en Wonen (Permanent verblijf) aan volwassenen met een verstandelijke of psychische beperking. Er wonen momenteel 4 bewoners op het woonerf, deze hebben allen de dagbesteding op het woonerf. Daarnaast zijn er nog 2 externen die alleen dagbesteding volgen. De rondleiding laat een zeer goed onderhouden terrein zien. De sfeer is ontspannen. Tijdens de koepauze wordt er gezellig bijgepraat en maak ik kennis met de bewoners/deelnemers/vrijwilliger/medewerkers. Het gesprek met Leo vindt in een open en transparante sfeer plaats. Tijdens de rondleiding zie ik het woonhuis en de kamers en voorzieningen voor de bewoners. Leo en zijn partner slapen zelf ook in het woonhuis en zijn aanwezig als er s’nachts een hulpvraag is, wat bijna nooit voorkomt.

2.2 Profiel van de zorgboerderij

Woonerf Luscinia bevindt zich in het buitengebied en is 7 Ha groot. Het woonerf heeft een erf, tuinen, een boomgaard, een camping en een groot natuurgebied. De activiteiten die de bewoners en deelnemers uitvoeren zijn het bewerken van de biologische moes-, kruiden en bloementuin, verzorgen van diverse dieren waaronder pony’s, kippen, heideschapen. Daarnaast kan er hout bewerkt worden en wordt het erf en landgoed onderhouden. Op het terrein ligt een kleinschalige camping, dit terrein wordt ook onderhouden. Het campingbeheer wordt in het seizoen gedaan door een beheerdersechtpaar. Verder kan er creatief gewerkt worden in het kunstatelier, wordt groente-en fruit verwerkt en zijn er allerlei huishoudelijke taken. Gedurende de zomermaanden is er een verkooppunt voor groeten, fruit, sappen, eieren en kleine producten. Deelnemers en bewoners werken altijd onder begeleiding en er is voldoende begeleiding aanwezig.

2.3 Personeel & Scholing

De competenties en vaardigheden zijn in beeld en aanwezig. Het ondernemersechtpaar woont zelf op het woonerf en verzorgt de achterwacht. Leo is BIG geregistreerd. Naast het echtpaar zijn er nog 4 ZZP-ers waarvan er 3 als woonbegeleider werken en 1 in de dagbesteding. De ZZP-ers zijn HBO en/of MBO geschoold met opleidingen passend bij de doelgroep. Zij zijn bevoegd en bekwaam om medicatie te verstrekken. Dan zijn er nog enkele vrijwilligers en stagiairs. De ZZP-ers hebben een opdrachtovereenkomst en er zijn VOG’s en evaluatiegesprekken aanwezig. Van de eindverantwoordelijke zorg is de VOG verlopen. Deze is opnieuw aangevraagd. Inmiddels is de VOG binnen dus daarmee is deze actie afgerond. De woonbegeleiders werken tot s’avonds 22.00 uur, waarna het ondernemersechtpaar verder aanwezig is.

2.4 Begeleidingstraject

De toetsings-en kwaliteitskaders zijn helder. Er is nog weinig aandacht besteed aan het kwaliteitskader van de zorglandbouw maar de yer hangt op kantoor en Leo herkent zich wel in de kernwaarden. Het begeleidingstraject verloopt volgens norm. Bewoners hebben een gebruikersovereenkomst (zij hebben geen zelfstandige wooneenheid). Bij de intake hoort een uitgebreid informatieboekje. Van de bewoners/deelnemers zijn intake, overeenkomst, zorgplan en evaluatie aanwezig. Er zijn vaste afspraken over de invulling van de weekenden. Om de week gaan de bewoners naar de ouders zodat het ondernemersechtpaar een weekend vrij heeft. Jaarlijks wordt de tevredenheid gemeten en de inspraak vindt plaats via de huisavonden. Daarnaast zijn er wekelijks evaluatiemomenten waar inspraak mogelijk is.

2.5 Dossiervorming & Procedures

Dossiers worden in een eigen systeem bijgehouden. Er zijn 3 dossiers van bewoners en deelnemers ingezien. Deze voldoen aan de norm. Van 1 dossier was de evaluatie langer dan een jaar geleden maar ik kon zien dat het nu lopende was. Let er op dat het verplicht is om jaarlijks te evalueren en een nieuw zorgplan te laten ondertekenen. Het proces verloopt heel zorgvuldig. Ter voorbereiding op een evaluatie wordt er een jaarverslag geschreven door betrokken begeleiders. Dit wordt naar de ouders/curator gestuurd waarop zij kunnen reageren. Dan is er de evaluatie en wordt er een verslag van de zorgplanbespreking geschreven. Als laatste wordt het zorgplan opnieuw vastgesteld en ondertekend. Het zorgplan is SMART en zeer uitgebreid. Complimenten daarvoor. Het geeft een duidelijk algemeen beeld over de bewoner/deelnemer. Er worden ondersteuningsvragen en een werkplan wonen opgesteld en apart voor de dagbesteding. Er wordt een dagrapportage bijgehouden op de doelen. Aan de hand daarvan wordt er op de 8 levensdomeinen een jaarverslag geschreven. Elke 3 weken is er werkoverleg zodat ieder weet hoe om te gaan met nieuwe afspraken. Enkelen gebruiken medicatie. Dit wordt zorgvuldig per persoon op kantoor achter slot bewaard. De registratie en controle verloopt netjes, mappen hiervan zijn ingezien.

2.6 Organisatie & Beleid

Het gezonde leven staat centraal op het woonerf. Bij calamiteiten kan op het eigen terrein, bij ouders of elders een alternatieve plek gevonden worden. Het team kan elkaar vervangen. Het ondersteunend netwerk bestaat uit o.a. een orthopedagoog of zorginstelling. Er zijn BHV-ers aanwezig en er is een RIE. In het woonhuis is een brandmeldinstallatie. Er heeft een verbouwing van de kantine plaatsgevonden. Het pand is gemoderniseerd. Op de plek van het gebouw stond al een gebouw. Nieuwe plattegronden en noodkaart zijn aanwezig. In het pand is een brandblusser en EHBO trommel aanwezig. Intern moet nog een en ander afgerond worden voor het in gebruik genomen kan worden. Zo wordt er nog geschilderd, wordt de keuken nog geplaatst en moeten de vluchtbordjes etc. nog opgehangen worden. Men hoopt het nieuwe gebouw, Alvarium genaamd, medio 2023 te gaan gebruiken. Het ziet er netjes, veilig en overzichtelijk uit. Een mooi gebouw om trots op te zijn.
Afgesproken is om het plaatsen van de bordjes in het jaarverslag 2023 te verantwoorden. Bewoners/deelnemers zijn in het proces van de verbouwing meegenomen. Zo zijn de plattegronden steeds zichtbaar geweest en is er door vaste aannemers aan de bouw gewerkt. Waar kon hebben enkelen onder begeleiding soms meegewerkt, bijvoorbeeld met slopen. Tijdens de bouw was de bouwplek afgeschermd. Samen is nagedacht over de naam en dat is Alvarium geworden. Alle bewoners/deelnemers hebben een wens beschreven en deze in een pot gedaan. Tijdens een ceremonie is deze pot in beton gelegd bij de voordeur. Het erf is overzichtelijk, netjes en veilig. Bewoners hebben de privacy van hun eigen kamer. Personeel kan spullen op kantoor kwijt. Op het woonerf komen niet vaak incidenten voor. Het analyseren hiervan gebeurt dan ook vooral op individueel niveau en niet op hoofdlijn. Er zijn geen specieke gebeurtenissen/incidenten die vaker voorkomen. Leo gaat actief op zoek naar een opvolger de komende jaren. Hij wil een stap terug gaan doen. Diverse scenario’s worden onderzocht. Het liefst vindt hij een echtpaar dat in de visie van Woonerf Luscinia het werk voort kan zetten. Leo neemt de tijd om dit zorgvuldig op te pakken.

3 Conclusie en advies

Op basis van de toetsing adviseer ik het kwaliteitsbureau van de Federatie Landbouw en Zorg om aan Woonerf Luscinia voor de geboden begeleiding het keurmerk Begeleiding en Wonen te verlengen. De rondgang en de gevoerde gesprekken geven het beeld van een goed opgezette zorgboerderij, zowel als het gaat om de infrastructuur als om de zorgverlening. Het team is professioneel en enthousiast en er is een breed aanbod aan begeleidingsvormen om de doelgroep waar de zorgboerderij zich op richt op maat te kunnen ondersteunen. Het kwaliteitssysteem wordt op een goede manier benut om deze organisatie vorm te geven. Voorbeelddocumenten uit het kwaliteitssysteem zijn benut, maar steeds vertaald naar de eigen situatie. De actielijst in de kwaliteitsapplicatie geeft een reëel beeld van de lopende zaken. De toetsing van het gebouw is in deze beoordeling meegenomen en kan met een actie voor het jaarverslag 2023 afgerond worden. Ten slotte bedank ik met name Leo voor de gedegen voorbereiding en constructieve medewerking aan deze toetsing.

Checklist

Algemene indruk

Er wordt Begeleiding geboden. Ja

Er wordt Wonen geboden. Ja

Bij de audit zijn meerdere locaties getoetst. N.v.t

De zorgboerderij oogt verzorgd en uitnodigend. Ja

De zorgboer/begeleiding heeft een open houding t.a.v. Ja de auditor en de audit.

De sfeer die de auditor waarneemt is goed. Ja

De karakteriseringsvragen zijn overeenkomstig de praktijk beantwoord. Ja

Het zorgaanbod komt overeen met zorgvraag. Ja

Informatie over bedrijf, locatie en eigenaar onder bedrijfsgegevens en in de werkbeschrijving komen overeen met de praktijksituatie. Ja

Informatie op zorgboeren.nl en eigen website zorgboerderij zijn overeenkomstig de praktijk. Ja

Profiel van de zorgboerderij

De locatie en bereikbaarheid van de zorgboerderij zijn zoals aangegeven in de werkbeschrijving (ov, veilige etspaden, pendeldienst, etc.).

Er is een duidelijke omschrijving van de zorgboerderij overeenkomstig de praktijk (bedrijfstakken, productie, dieren, teelt en nevenactiviteiten).

De betrokkenheid van deelnemers bij de verschillende bedrijfsonderdelen zijn duidelijk afgebakend.

De organisatievorm is zoals aangegeven in de VOF werkbeschrijving.

Er is landbouwactiviteit aanwezig (voldoet aan definitie zorgboerderij).

De verdeling tussen landbouw en zorg in inkomen en arbeidsbesteding is in balans.

De beschrijving van de doelgroep komt overeen met de praktijk en is passend op basis van de competenties en persoonlijkheid van de zorgboer en begeleidingsteam.

De zorgzwaarte is bekend en passend.

Het (maximaal) aantal deelnemers is bewust gekozen en passend.

De openingstijden en de bezetting zijn bewust gekozen en passend.

Het zorgaanbod is duidelijk beschreven en komt overeen met de praktijk.

Wonen en werken zijn gescheiden voor de deelnemers.

Er is een bewuste keuze voor begeleidingsvorm en aanpak gemaakt, deze is passend bij de zorgboer.

Het is duidelijk voor de deelnemers wie de begeleiding biedt.

Er is voldoende begeleiding aanwezig.

Indien er behandeling wordt geboden, wordt deze geboden door een gekwaliceerde behandelaar.

De zorgboerderij hanteert een duidelijke zorgvisie (evt. levensbeschouwing of methode).

De grenzen aan zorg zijn duidelijk beschreven en worden goed toegepast (in- en exclusiecriteria).

Het activiteitenaanbod komt overeen met het in de werkbeschrijving aangegeven aanbod en is passend bij
de zorgvraag.

Wonen: overige activiteiten behorend bij het dagelijkse leven op de zorgboerderij is goed beschreven en
passend bij de doelgroep.

Er wordt zowel door deelnemers als door begeleiding goed met dieren omgegaan.

Wanneer zorg een neventaak is op de boerderij zijn er de benodigde aanpassingen doorgevoerd, de activiteiten
voor de zorg zijn gescheiden van de zwaardere/risicovollere bedrijfsmatige werkzaamheden.

De ontwikkelingsmogelijkheden voor deelnemers zijn goed beschreven, worden zo uitgevoerd en zijn passend
bij de doelgroep.

Personeel & Scholing

De zorgboerderij heeft de benodigde competenties, kennis en vaardigheden duidelijk in beeld.

De competenties, kennis en vaardigheden zijn voldoende aanwezig.

Er is voldoende personeel. De verantwoordelijkheden worden door de juiste personen (functie) gedragen.

Er is zo nodig bevoegd en bekwaam personeel voor medicatieverstrekking, etc.

De verschillende functies zijn goed omschreven.

Het is iedereen (ook de deelnemers) duidelijk wie de verantwoordelijkheid voor een bepaalde taak draagt.

Er zijn regelmatig en minimaal 1 maal per jaar evaluatie en/of functioneringsgesprekken.

De uitkomst van de evaluatie en/of functioneringsgesprekken wordt meegenomen in de verdere bedrijfsvoering.

De arbeidsvoorwaarden zijn schriftelijk geregeld (contract, CAO, etc.), personeelsdossier(s) is ingezien.

Er is sprake van goed werkgeverschap.

De in- en uitstroom van personeel verloopt volgens de procedures (incl. vergewisplicht).

Indien er op de zorgboerderij plaats is voor stagiaires, wordt er een goed stagebeleid toegepast en is er een passende overeenkomst voor stagiaires.

Indien er op de zorgboerderij plaats is voor vrijwilligers, wordt er een goed vrijwilligersbeleid toegepast en is er
een passende overeenkomst voor vrijwilligers.

De kwaliteit van het team is voldoende gewaarborgd.

De klachtenprocedure voor medewerkers is bekend bij de medewerkers.

Er is een recente VOG aanwezig van de zorgboer(in). Nee, De VOG is aangevraagd
Van alle medewerkers inclusief vrijwilligers, stagiairs en zzp-ers is een VOG aanwezig.

Begeleidingstraject

De zorgboer is zich bewust van de toetsings- en kwaliteitskaders die van toepassing zijn.

Het professionele netwerk is goed georganiseerd.

De juiste personen en organisaties zijn betrokken bij de begeleiding. De rollen zijn helder.

Wonen: iedere deelnemer heeft een eigen begeleider.

Jeugd: een onafhankelijk gedragsdeskundige is verantwoordelijk voor de zorg. De gedragsdeskundige heeft een SKJ of BIG registratie.

De intakeprocedure voldoet en is bekend bij deelnemers en medewerkers. De procedure wordt toegepast.

Voor iedere deelnemer wordt een persoonlijke risico- inventarisatie uitgevoerd.

Er is een deelnemersovereenkomst welke alle relevante zaken afdekt tussen de zorgboer en de deelnemer opgesteld, de overeenkomst is afgestemd op het zorgaanbod (Dagbesteding, Wonen en ambulante zorg).

Er zijn duidelijke afspraken over vakantie- en/of weekendopvang.

Wonen: er is een huurovereenkomst.

Er is voor alle deelnemers een passend persoonlijk begeleidingsplan opgesteld, dat regelmatig wordt geactualiseerd.

De deelnemers of hun vertegenwoordiger hebben het begeleidingsplan ondertekend.

Jeugd: voor iedere deelnemer ligt vast wie de regievoerder is.

De deelnemers hebben voldoende eigen regie over de geboden zorg.

Wonen: er zijn duidelijke afspraken over welk deel van de dag begeleid wordt en welk deel de deelnemer zelf invult.

De evaluatieprocedure voldoet en is bekend bij deelnemers en medewerkers. De procedure wordt toegepast.

De inhoud van de evaluaties voldoen en de uitkomsten van de evaluatiegesprekken worden meegenomen in de bedrijfsvoering.

Het proces van de deelnemerstevredenheidsmeting voldoet en is bekend bij deelnemers en medewerkers. Het proces wordt toegepast.

De inhoud van de tevredenheidsmeting voldoet en de uitkomsten worden meegenomen in de bedrijfsvoering, verslagen zijn aanwezig.

Het inspraakproces voldoet en is bekend bij deelnemers en medewerkers. Het proces wordt toegepast.

De inhoud van de inspraakbijeenkomsten voldoen en de uitkomsten worden meegenomen in de bedrijfsvoering, verslagen zijn aanwezig.

Het proces van door- en uitstroom voldoet en is bekend bij deelnemers en medewerkers. Het proces wordt toegepast, er vindt overdracht plaats.